Kompetencje wspólnoty mieszkaniowej, jej zarządu i zarządcy w świetle przepisów oraz co z tego wynika

1. jeśli wspólnota nie powierzy „notarialnie" zarządzania nieruchomością wspólną wybranej przez siebie osobie fizycznej lub prawnej, to musi wybrać zarząd (art. 18 ust. 3),

2. członkami jednoosobowego lub wieloosobowego zarządu mogą być wyłącznie osoby fizyczne wybrane spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona (art. 20 ust. 1),

3. zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali (art. 21 ust. 1),

4. gdy zarząd jest kilkuosobowy, oświadczenie woli za wspólnotę składają łącznie przynajmniej dwaj jego członkowie (art. 21 ust. 2),

5. czynność zwykłego zarządu podejmuje zarząd samodzielnie (art. 22 ust. 1), zaś przekraczającą zakres zwykłego zarządu - na podstawie uchwały wspólnoty akceptującej tę czynność i upoważniającej zarząd do jej podjęcia (art. 22 ust. 2),

6. zarząd lub poszczególni jego członkowie mogą być w każdej chwili zawieszeni w czynnościach lub odwołani (art. 20 ust. 2),

7. jeżeli zarząd nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, to każdy członek wspólnoty może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd (art. 26 ust. 1),

8. właściciel lokalu pełniący obowiązki członka zarządu ma prawo do wynagrodzenia (art. 28),

9. zarząd ma prawo i obowiązek indywidualnego zbierania głosów pod projektem uchwały wspólnoty (art. 23 ust. 1) oraz może żądać rozstrzygnięcia sądowego w przypadku braku akceptacji projektu uchwały wspólnoty (art. 24),

10. zarząd jest zobowiązany do: przechowywania i aktualizacji dokumentacji technicznej nieruchomości, prowadzenia i aktualizacji spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów (art. 29 ust. 1b), prowadzenia określonej przez wspólnotę ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej (art. 29 ust. 1a), dokonywania rozliczeń poprzez rachunek bankowy, składania właścicielom corocznie sprawozdania ze swojej działalności, zwoływania zebrania ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1), poddawania się ocenie przez wspólnotę i wnioskowania o udzielenie mu absolutorium (art. 29 ust. 2 i art. 30 ust. 2 pkt 3),

11. jeśli grunt wchodzący w skład nieruchomości wspólnej nie posiada atrybutów działki budowlanej, zarząd jest zobowiązany do przedstawienia wspólnocie projektu uchwały dotyczącej nabycia przyległej nieruchomości gruntowej lub jej części, jeśli w wyniku tej transakcji działka wspólnoty stanie się działką budowlaną, a nie będzie przeszkód obiektywnych, by transakcja mogła dojść do skutku (art. 32a).

W zasadzie pełnię „władzy" nad nieruchomością wspólną posiada jedynie wspólnota, ale z chwilą wyboru niektóre jej kompetencje przejmuje zarząd, automatycznie wspólnotę ich pozbawiając. Jest tu pełna analogia do relacji: rada gminy - wójt (burmistrz, prezydent miasta), czy parlament - rząd. Wspólnota nie może ingerować w kompetencje zarządu, natomiast ma prawo zawsze zarząd zmienić, jeśli ten nie spełnia oczekiwań właścicieli lokali.

Pewne zapisy ustawy wymagają uściślenia, w szczególności dotyczące zakresu pojęcia „zwykły zarząd nieruchomością wspólną". W żadnym akcie prawnym pojęcie to nie zostało zdefiniowane, ale można w zasadzie uznać, że jeśli określona czynność nie rodzi skutków finansowych lub nie zmienia stanu posiadania członków wspólnoty, to nie przekracza ona zakresu zwykłego zarządu nieruchomością wspólną.

Podkreślić należy, że ustawa o własności lokali nie przewiduje, aby pomiędzy wspólnotą a zarządem była zawierana jakakolwiek umowa. Szczegółowy zakres działania zarządu wynika z zapisów ustawowych i uchwał wspólnot, przy czym kluczową jest uchwała zatwierdzająca plan gospodarczy, którego realizacja rodzi skutki finansowe.

Nie ulega wątpliwości, że do czynności, które zarząd wykonywać będzie samodzielnie, należą m.in.:

• wybór wykonawców prac konserwacyjnych, remontowych i porządkowych,
• zawieranie umów dotyczących realizacji powyższych prac i rozliczanie się z wykonawcami,
• ustalanie regulaminów rozliczeń kosztów dotyczących wody, kanalizacji, ciepła, usuwania nieczystości stałych, ale tylko wówczas, gdy wspólnota tak postanowi; przy braku stosownej uchwały decyzje należą do wspólnoty,
• dysponowanie rachunkami bankowymi wspólnoty,
• zawieranie umów dotyczących zmiany przeznaczenia części nieruchomości wspólnej (reklamy, adaptacje), ale jedynie wtedy, gdy wspólnota uchwałą go do tego upoważni,
• wybór administratora, ale nie ustalanie jego wynagrodzenia.

Ostatnie zdanie wymaga komentarza. Zgodnie z art. 22 ust. 3 pkt 1 ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy jest w gestii wspólnoty. Należy jednak zwrócić uwagę, że o ile z treści innych artykułów ustawy wynika, że ustawodawca daje te same prawa zarządowi i zarządcy „notarialnemu" (któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w trybie art. 18 ust. 1), to w tym przypadku wzmianki o art. 18 ust. 1 zabrakło.

Warto przypomnieć, że w pierwotnej wersji ustawy o własności lokali (z 1994 roku) w art. 22 ust. 3 pkt 1 był zapis dotyczący wyłącznie wynagrodzenia zarządu. Można przypuszczać, że ustawodawca się pomylił, chociaż, moim zdaniem, stało się inaczej. Uważam, że ustawodawca przewiduje możliwość istnienia zarządcy „nienotarialnego" i o jego wynagrodzenie zapewne chodzi (wynagrodzenie „notarialnego" lub zasady jego wynagradzania muszą być elementem umowy, o której mówi art. 18 ust. 1). 

„Nienotarialny" zarządca nie może być wybierany ani zatrudniany przez wspólnotę, która wybierając zarząd i automatycznie przekazując mu ustawowe kompetencje, nie może temu zarządcy żadnych kompetencji przekazać, bo przejął je przecież wybrany zarząd.

Moim zdaniem jedyne logiczne uzasadnienie treści art. 22 ust. 3 pkt 1 jest następujące. Jeśli zarząd nie będzie korzystał z usług osób trzecich, to będzie otrzymywał wynagrodzenie w wysokości uchwalonej przez wspólnotę. Ma on jednak prawo zlecić wykonywanie niektórych swoich obowiązków wybranemu przez siebie podmiotowi.

To właśnie ten „nienotarialny" zarządca, który, de facto powinien nazywać się administratorem, ale ponieważ słownik języka polskiego pojęcia „administrator" i „zarządca" uważa za synonimy, więc ustawodawca użył słowa „zarządca" dla określenia administratora.

Można w tym momencie uznać, że ustawodawca nie musiał o zarządcy „nienotarialnym" wspominać, gdyż mógłby on otrzymywać w całości lub części wynagrodzenie, które wspólnota przyznała zarządcy, ale wtedy podatek dochodowy musiałby zapłacić zarówno zarząd, jak i zarządca, który wynagrodzenie otrzymywałby od zarządu. Faktycznie koszty obciążałyby wspólnotę i z tego względu treść art. 22 ust. 3 pkt 1 została przez ustawodawcę zmieniona.

Konkludując - wspólnota uchwala wynagrodzenie zarządu lub zarządcy (który w rzeczywistości jest administratorem), ale wybór administratora jest w gestii zarządu.

Administrator wykonuje różne czynności na rzecz wspólnoty, ale w imieniu i „na rachunek" zarządu. Jeśli jego praca nie będzie satysfakcjonowała wspólnoty, to konsekwencje poniesie zarząd - zapewne nie uzyska absolutorium i zostanie odwołany.

Umowa pomiędzy administratorem a zarządem nie powinna być nazywana umową o zarządzanie, ale o administrowanie, bo faktycznie taką będzie. Umową o zarządzanie nieruchomością można nazwać jedynie umowę, która jest oparta na przepisach art. 185 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami. Analogicznie - osoba fizyczna może nazywać się „zarządcą nieruchomości" tylko wtedy, gdy posiada licencję zawodową zarządcy nieruchomości, uzyskaną w trybie przepisów wyżej przywołanej ustawy.

Niezwykle istotne znaczenie ma treść artykułów 21 i 22, dotycząca składania oświadczenia woli w imieniu wspólnoty. Pamiętać należy, że uchwała wspólnoty jest jedynie wewnętrznym dokumentem wspólnoty, zaś na zewnątrz reprezentuje ją zarząd i tylko dokumenty podpisane przez zarząd mają znaczenie.

Znam przypadek, że Wydział Administracji Budowlanej zignorował uchwałę podpisaną przez wszystkich członków wspólnoty, twierdząc, że go wewnętrzne dokumenty wspólnoty nie interesują i nie podejmie żadnych działań, dopóki nie otrzyma stanowiska zarządu wspólnoty. Wspólnota odwołała się do wojewody, ale bezskutecznie - wojewoda potwierdził argumenty Wydziału.

Nie ma wśród zarządców zgody co do konieczności posiadania przez członka zarządu, który nie jest członkiem wspólnoty, licencji zawodowej zarządcy nieruchomości. Niektórzy twierdzą, że skoro zarząd wykonuje czynności wchodzące w zakres pojęcia „zarządzanie nieruchomością", to z obowiązku posiadania licencji są zwolnieni jedynie członkowie zarządu wybrani z pośród grona właścicieli lokali (zarząd „właścicielski"), natomiast osoby trzecie licencję mieć muszą. Inni stoją na przeciwnym stanowisku, motywując je m.in. tym, że przy akceptacji wyżej przedstawionego rozumowania licencje zawodowe powinny posiadać sprzątaczki, księgowe, konserwatorzy, etc., gdyż oni także wykonują czynności mieszczące się w pojęciu „zarządzanie".

Oczywiście argumentacja obu stron jest znacznie bardziej rozbudowana, ale problem pozostaje. Gorąco zachęcam Kolegów zarządców do dyskusji na ten niezwykle interesujący i istotny temat.

Trwają także dyskusje dotyczące umów o administrowanie, zawieranych pomiędzy zarządami wspólnot a osobami lub firmami realizującymi wolę zarządów (nie wspólnot, gdyż ich uchwały wykonują przecież zarządy). Przeważa pogląd, że administrator nie musi posiadać licencji zarządcy nieruchomości ani ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, które obowiązuję zarządców, chociaż nie wszyscy pogląd taki akceptują.

Niektóre zapisy ustawy o własności lokali, dotyczące zarządzania nieruchomością wspólną budzą wątpliwości, a zdaniem niektórych nie do końca wiadomo, w jakim celu zostały wprowadzone. Komentowany jest zwłaszcza wcześniej cytowany art. 28, z treści którego mogłoby wynikać, że prawa do wynagrodzenia nie ma członek zarządu wybrany spoza grona członków wspólnoty.

Z kolei - skoro art. 18 ust. 1 pozwala wspólnocie na swobodne określenie sposobu zarządu nieruchomością wspólną, to trudno zrozumieć, w jakim celu ustawodawca, określając prawa i obowiązku zarządu, dodaje, że dotyczą one także zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólna powierzony został w trybie art. 18 ust. 1.

Wydaje się, że nadszedł czas, aby ustawa o własności lokali została znowelizowana i to w taki sposób, by sygnalizowane od lat przez zarządców „słabe punkty" zostały usunięte.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!