Środowisko pracy zarządcy. Cechy i umiejętności zarządcy nieruchomości

Jakie cechy i umiejętności powinien posiadać zarządca nieruchomości, by właściwie wykonywać powierzone mu zadania? Kilkanaście lat temu, wielu z nas nie wiedziałoby co odpowiedzieć. Prekursorzy zawodu wspominają do dziś jak ciężko było dogadać się z dostawcami wody czy prądu i wytłumaczyć im dlaczego to oni występują w imieniu właścicieli, i dlaczego umowę w imieniu właścicieli podpisuje ktoś inny. Przez wiele lat ciążył nad nami mit dozorcy, ale dziś zarządca to wysokiej klasy manager, który świetnie zarządza ludźmi, jest dobrze zorganizowany, stanowczy, asertywny, potrafi utrzymać dyscyplinę. Właściciele zarówno nieruchomości komercyjnych, jak i mieszkaniowych na pewno przekonali się, że bez dobrego zarządcy sukces nieruchomości jest niemożliwy.

Komunikatywność przede wszystkim

Warunkiem koniecznym do wykonywania zawodu zarządcy nieruchomości jest posiadanie umiejętności interpersonalnych i tak zwana komunikatywność. Praca zarządcy opiera się w głównym stopniu na relacjach międzyludzkich. Zarządca działa w imieniu właściciela, reprezentuje go, współpracuje z najemcą i nadzoruje prace firm obsługujących nieruchomość. Każda z tych relacji jest inna. Zarządca funkcjonuje między właścicielem i najemcą, którzy z założenia mają różne cele. Zarządca powinien umieć znaleźć nić porozumienia, dlatego w tym zawodzie umiejętności mediacyjne są niezbędne.

Zarządca nadzoruje pracę firm wykonawczych. Musi umieć wymagać, ale i motywować do solidnej pracy. W tych zadaniach pomocna jest umiejętność kierowania ludźmi i pewność siebie. Jeśli przy tym zarządca jest osobą o pogodnym usposobieniu, łatwiej mu będzie współpracować z ludźmi i odnieść sukces zawodowy.

Szalenie ważna jest praca nad zadowoleniem najemcy, bo to w końcu najemca jest źródłem dochodu dla właściciela. Zadowolony najemca daje gwarancje na pozostanie w budynku i przedłużenie umowy najmu na kolejne lata, a tym samym zapewni stabilizację i stały dochód właścicielowi.

Zarządca powinien być dobrym obserwatorem, być spostrzegawczy, co pozwoli mu zauważyć nieprawidłowości i usterki pojawiające się w nadzorowanej przez niego nieruchomości. Niejednokrotnie czujne oko uratowało wielu z nas przed katastrofą. Traktując prezesów z takim samym szacunkiem jak np. osoby sprzątające, zarządca dokładnie wie co dzieje się na terenie nieruchomości. Zarządca może interweniować odpowiednio wcześnie i dzięki temu unikać wielu nieprzyjemności.

Wiedza i kreatywność

Dobry zarządca powinien znać budynek, którym zarządza, jak własną kieszeń. Wiedzieć, jak funkcjonują urządzenia i instalacje. Dzisiejsze nowoczesne budynki, już nie tylko biurowe, ale i mieszkaniowe, wyposażone są w ogromną ilość urządzeń, instalacji. Systemy są skomputeryzowane, zainstalowany jest monitoring, system DSO, a wszystkim kieruje BMS (Building Management Systemem). Zarządca musi posiadać dużą wiedzę techniczną, by w tym wszystkim sprawnie się poruszać. Zwykle do obsługi skomplikowanych systemów zatrudniane są specjalistyczne firmy, ale to zarządca w imieniu właściciela podpisuje umowę. Powinien zatem orientować się o czym rozmawiają i czego należy wymagać od wykonawców.

Zarządca powinien być osobą kreatywną. Większość udogodnień i zmian w nieruchomości powinno zaczynać się od jego pomysłu. Zarządca musi mieć wizję i wiedzieć, jaki wpływ na wartość nieruchomości mogą mieć planowane zmiany. Planowane prace trzeba wcielić w życie i doprowadzić do końca. Żeby nad tym zapanować, niezbędna jest dobra organizacja pracy i dyscyplina. Zarządca powinien znać nowoczesne techniki zarządzania czasem, ustalania priorytetów zadań, korzystania z innych pomocnych narzędzi, które pomogą mu w efektywnym organizowaniu pracy. Powinien pamiętać, że w planie dnia musi być zarezerwowany czas na zadania nieprzewidziane i niezaplanowane, bo takie mają miejsce na porządku dziennym.

Zarządca musi umieć pracować nie tylko samodzielnie, ale również i w grupie, bo przy niektórych projektach konieczne jest działanie zespołowe. Zarządzanie niektórymi nieruchomościami z uwagi na wielkość lub charakter, opiera się na pracy kilku osób. Zwykle zadania są podzielone i każdy odpowiada za swój obszar. W takiej sytuacji zarządca jest jedną z osób z zespołu zarządzającego nieruchomością. Przy zarządzaniu centrami handlowymi zespół może liczyć od kilku do kilkunastu osób. Oprócz tego, że przy zarządzaniu taką nieruchomością zarządca musi wykazać się umiejętnością pracy w zespole, to konieczne jest poczucie odpowiedzialności i chęć współpracy, czyli dbanie o dobry przepływ informacji. A przy tym ważny jest brak chęci zdominowania współpracowników, należy podporządkować się sytuacji, że wszyscy są na tych samych warunkach i praca każdego jest równie ważna, a z drugiej strony wyłamanie się jednego z ogniw zniszczy całą maszynę.

Odpowiedzialność za mienie i ludzi

Nie sposób wyobrazić sobie dobrego zarządcy, który nie posiada takich cech jak rzetelność, uczciwość i sumienność. Zarządca musi mieć świadomość, że odpowiada za powierzone mienie. Należy przy tym zauważyć, że wartość nieruchomości często przekracza kilka, a nawet kilkanaście milionów złotych. Zarządca rozporządza i inwestuje w nieruchomość pieniądze właściciela. Dlatego przy podejmowaniu decyzji musi kierować się wielką starannością i poczuciem rozsądku. Należy zwrócić uwagę, że jednym z elementów zarządzania jest podejmowanie decyzji. Zarządca musi umieć samodzielnie podejmować trudne decyzje i ustalać priorytety.

Zarządca musi mieć też świadomość odpowiedzialności za bezpieczeństwo ludzi przebywających w nieruchomości, którą zarządza. Dlatego osoba zatrudniona na tym stanowisku powinna być odpowiedzialna i skrupulatna, powinna pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów, a przede wszystkim o przeglądach i kontrolach bo od tego zależy bezpieczeństwo użytkowników nieruchomości. Zarządca odpowiada także za budżet i sprawy finansowe. Przy codziennej pracy musi pamiętać choćby o terminach płatności. Przestrzeganie tych terminów jest konieczne, jeśli chcemy utrzymać prawidłowe funkcjonowanie nieruchomości.

W swojej praktyce każdy zarządca spotka sytuacje awaryjne, nagłe, nieprzewidziane i kryzysowe. Bez umiejętności opanowania i pracy w trudnych, a czasami skrajnych sytuacjach nie ma szans na wykonywanie tego zawodu. Musi wykazać się dużą odpornością psychiczną, bo właśnie wtedy spotyka się z atakiem. Zarządca działa w takich sytuacjach pod presją czasu. Musi umieć ocenić, jakie działania mają być wykonane natychmiast, a które w dalszej kolejności. Zarządca musi zmobilizować się i zorganizować w sytuacji krytycznej, gdyż często od jego decyzji i szybkości reakcji zależy czas usunięcia awarii i bezpieczeństwo ludzi.

Podnoszenie kwalifikacji

Zarządca powinien regularnie się dokształcać, śledzić zamiany w przepisach prawnych i pilnować nowinek technologicznych. Dlatego regularne uczestniczenie w szkoleniach jest wartością dodaną i nie tylko dlatego, że jest to wymóg ustawowy. Głównym celem zarządcy jest utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, a zatem zarządca potrzebuje również znajomości wiedzy prawnej i zastosowania jej w praktyce. Wykorzystuje ją podczas zawierania umów najmu lub umów na prace remontowe i modernizacyjne, umów na obsługę techniczną, ochronę lub utrzymanie czystości.

Omnibus

Jak nietrudno zauważyć, analiza niezbędnych umiejętności i konieczność posiadania wszechstronnej wiedzy wskazują, że zarządca musi być omnibusem: specjalistą technicznym, księgowym, analitykiem i negocjatorem, psychologiem i prawnikiem. Co prawda w praktyce wygląda to tak, że każdy ma swoje mocne i słabe strony i w razie problemów zwraca się do specjalistów, którzy wesprą go swoją wiedzą. Należy jednak podkreślić, że osoba decydująca się na zawód zarządcy nieruchomości będzie miała do czynienia na co dzień ze wszystkimi tymi aspektami, że czeka ją naprawdę ciężka, ale dająca ogromną satysfakcję praca.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!