Oprogramowanie wspomagające zarządzanie nieruchomościami

W nowoczesnym oprogramowaniu wspomagającym zarządzanie nieruchomościami wykorzystuje się technologie chmurowe. Ważne są przy tym odpowiednie zabezpieczenia. Z kolei w urządzeniach mobilnych aplikacje współpracują z systemem operacyjnym Android. Istotną rolę odgrywa możliwość integracji z innymi systemami i urządzeniami wspomagającymi zarządzanie nieruchomościami.

Rozliczenia

W zakresie rozliczeń jest możliwe całkowite zautomatyzowanie procesu naliczania zaliczek miesięcznych, a także późniejszego ich rozliczania w oparciu o faktyczne poniesione koszty. Uwzględniane są przy tym wszystkie zmiany w okresie naliczenia i rozliczenia. Chodzi np. o zmiany właścicieli, naliczanie ryczałtów, stanu posiadania lub wymiany urządzeń pomiarowych czy ilości osób. Ważne jest przy tym definiowanie dowolnych algorytmów, dzięki którym można naliczać opłaty miesięczne i rozliczać poniesione koszty. Istotną rolę odgrywa wyliczanie średnich norm zużycia dla mieszkańców bazujących na licznikach indywidualnych. Pozwala to automatycznie aktualizować opłaty miesięczne na kolejny okres rozliczeniowy, uwzględniając zużycie z poprzedniego okresu rozliczeniowego.

Przydatnym rozwiązaniem jest symulowanie obciążenia mieszkańca na dowolny okres. Ponadto można również przeprowadzać jednorazowe obciążenia mieszkańców. Do dyspozycji użytkownika jest prosty mechanizm wystawiania dokumentów korygujących miesięczne zaliczki i rozliczenia. Można generować raporty oraz zawiadomienia o wymiarze zaliczki miesięcznej i rozliczenia. Generowane są także faktury sprzedaży oraz noty obciążeniowe.

Zalety

Oferowane na rynku oprogramowanie wspomagające zarządzanie nieruchomościami umożliwia zarządzenie wieloma obiektami. Ważne jest uproszczenie jednoczesnego zarządzania setkami obiektów. Proces nadzoru jest prosty bowiem dostępne informacje są zawsze dostępne na miejscu.

Oprogramowanie pozwala efektywniej zarządzać stanem technicznym budynku poprzez odbieranie alertów. Istotną rolę odgrywa automatyczne informowanie o terminach wykonania obowiązkowych okresowych serwisów oraz przeglądów technicznych i administracyjnych. Zyskuje się przy tym szybszą reakcję na usterki oraz bezzwłoczne wykonanie zleconych napraw. Trzeba mieć na uwadze łatwe wykonywanie przeglądów zgodnie z szablonem w trybie online i offline.

Ponadto są generowane protokoły z serwisów i przeglądów, zgodnie z przyjętymi standardami. Funkcjonalność oprogramowania pozwala nadawać terminy i kody, a także automatycznie monitorować wykonanie napraw łącznie ze zmianą kodów dla usterek. Jest możliwa zmiana priorytetów z uwzględnieniem czasu realizacji zaleceń. Program zapewnia nadzór na wykonaniem prac wynikających z instrukcji dotyczących bezpieczeństwa użytkowania.

Zaletą oprogramowania jest zwiększenie bezpieczeństwa klientów i pracowników oraz przyspieszenie komunikacji z firmami wykonawczymi. Wszystko to przekłada się na oszczędność czasu na każdym etapie pracy. Pomaga się przy tym utrzymać stan techniczny budynku zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Ewidencja danych

Ważną funkcjonalnością programów wspomagających zarządzanie nieruchomościami jest ewidencja danych. Chodzi przede wszystkim o nadzór nad danymi osobowymi wszystkich podmiotów powiązanych z daną wspólnotą. Są to właściciele, najemcy, dostawcy oraz pozostali kontrahenci. Ponadto ewidencjonowane są wszelkie operacje księgowe związane z danym kontrahentem. Ważna jest pełna ewidencja zasobów wspólnoty przy jednoczesnym określeniu rodzaju zasobu – lokale mieszkalne, użytkowe, miejsca postojowe, pomieszczenia gospodarcze, reklamy, garaże itp.

Program umożliwia definiowanie dowolnych parametrów opisujących zasoby wspólnoty w postaci wszelkiego rodzaju powierzchni, udziałów, ilości osób czy współczynników. Ewidencjonowane są urządzenia pomiarowe oraz całkowita historia odczytów. Można importować liczniki i odczytywać indywidualnie z plików.CVS lub.XLS. Trzeba mieć na uwadze ewidencjonowanie umów, które są związane z daną nieruchomością. Ewidencji poddaje się zgłoszenia pochodzące od mieszkańców. Są to chociażby zgłoszenia naprawy z określeniem stanu ich wykonania. Ewidencjonowane są terminy przeglądów technicznych i budowlanych, zebrań członków wspólnoty, legalizacji itp.

Warto wspomnieć o funkcji automatycznego przypominania o zbliżających się terminach oraz o niezałatwionych zgłoszeniach. Istotną rolę odgrywa ewidencjowanie remontów prowadzonych w poszczególnych budynkach. Oprócz tego odbywa się ewidencjowanie zleceń wykonanych na rzecz wspólnoty/spółdzielni. Ważne jest ewidencjonowanie uchwał wspólnot mieszkaniowych wraz z pełnym archiwum głosowań. Programy pozwalają również na ewidencjonowanie dowolnych informacji dodatkowych związanych z konkretnym lokalem.

Obsługa SMS

Przydatnym rozwiązaniem jest funkcjonalność pozwalająca na wysyłanie do mieszkańców wiadomości SMS. Moduł przewiduje kilka zdefiniowanych formatów wiadomości. Z kolei informacja służy do wysyłania dowolnej informacji tekstowej. Może nią być np. informacja o awariach, zebraniach czy innych ważnych wydarzeniach zachodzących w ramach wspólnoty. Oprócz tego jest możliwe wysłanie informacji o ostatnio wyliczonej zaliczce oraz o rozliczeniu. W ramach wiadomości sms może być wysłana informacja o saldzie danego kontrahenta oraz o ewentualnych zaległościach. Funkcja uchwały pozwala wysyłać informację dotyczące uchwał wprowadzonych do systemu. Ponadto można wysyłać mieszkańcom przypomnienia dotyczące uchwał, na które nie oddali głosów.

Przydatnym rozwiązaniem jest definiowanie innych dowolnych formatów wiadomości SMS. System kontroluje poprawność wprowadzonych numerów telefonów. Wyświetlane są komunikaty błędów w przypadku gdy z jakiejkolwiek przyczyny nie udało się wysłać wiadomości.

Wymiana informacji

Odpowiednie programy pozwalają mieszkańcom na sprawną wymianę informacji z administracją. Stąd też każdy z mieszkańców ma przydzielony indywidualny login i hasło co pozwala na zalogowanie do systemu.

Serwisy tego typu pozwalają zamieszczać dowolne informacje przeznaczone dla mieszkańców, grupy mieszkańców czy jednego konkretnego mieszkańca. Ważne jest przy tym udostępnienie mieszkańcom dokumentów takich jak regulaminy, uchwały, sprawozdania finansowe oraz dane dotyczące aktualnego salda. Ponadto mogą być udostępnienie informacje o rozrachunkach z poprzednich lat oraz dane dotyczące składników bieżącej zaliczki. Oprócz tego można zamieszczać szczegółowe informacje o ostatnim rozliczeniu.

Kluczową rolę odgrywa dostęp mieszkańców do pełnej historii stanów liczników w danym lokalu. Ponadto lokatorzy mogą wprowadzić aktualne stany odczytów urządzeń pomiarowych oraz zgłaszać usterki i przeglądać raporty wykonania prac dotyczących likwidacji zgłaszanych usterek.

Administrator oprogramowania może zamieszczać mieszkańcom informacje o podejmowanych przez wspólnotę uchwałach z pełną historią oddawanych głosów. Do informacji mogą być dołączone pliki.

Oprogramowanie wsparciem dla zarządcy

Nowoczesne oprogramowanie wspomagające zarządzanie nieruchomościami cechuje się przede wszystkim mobilnością, kompleksowością i skalowalnością. Wszystko to przekłada się na poprawę zarządzania infrastrukturą techniczną oraz ekonomią budynku.

W zakresie mobilności trzeba mieć na uwadze przede wszystkim możliwość zgłaszania usterki poprzez aplikację mobilną. Z kolei kompleksowość wynika z możliwości całkowitego zarządzania stanem technicznym nieruchomości z poziomu urządzeń mobilnych. Ważna jest również skalowalność wynikająca z tego, że poszczególne moduły systemu mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta.