Rozliczanie mediów – dekalog utrapień

Problem 1

Zgodnie z art. 45a pkt 4 i 6 Prawa Energetycznego rozliczeniu podlegają wyłącznie poniesione przez odbiorcę koszty zakupu paliw gazowych, energii elektrycznej lub ciepła. Ustawodawca nie podaje w jakim zakresie czasowym takie rozliczenie należałoby przeprowadzić. Przyjęta praktyka najczęściej wskazuje na rozliczanie za okres 12 miesięcy. Niektórzy odbiorcy rozliczają poniesione koszty w ciągu roku kalendarzowego, tj. od 1 stycznia do 31 grudnia. Inni rozliczają je od czerwca do lipca roku następnego.

Z wieloletniej praktyki wynika, że stosowanie tego drugiego rozwiązania jest zdecydowanie bardziej optymalne. Wynika to z faktu ujęcia w rozliczeniu pełnych kosztów okresu grzewczego, co nie powoduje znaczących różnic względem pobieranych zaliczek. Ponieważ rozliczanie kosztów mediów jest rozliczeniem opłat niezależnych od wynajmującego i kosztów indywidualnych odbiorów, nic nie stoi na przeszkodzie do stosowania tego bardziej praktycznego, drugiego rozwiązania.

Problem 2

Często dla niektórych rozliczających problemem jest ustalenie, kto jest dostawcą, a kto odbiorcą. Odpowiedź jest prosta: dostawca to ten, kto dostarcza energię czy paliwa dla jego przetworzenia i to ta osoba wystawia stosowną fakturę. Odbiorcą natomiast jest ten, kto do umowy z dostawcą przystąpił za co jest zobowiązany do zapłaty dostawcy należnej kwoty. Ważne jest to, że transakcja odbywa się w ustalonych cenach, które są odpowiednio regulowane.

Podawane ceny dotyczą wyłącznie stron zawartej umowy i nie mają bezpośredniego przełożenia na wyliczoną stawkę, ponieważ ta jest wyliczana z kosztu, dzielonego przez sumę zużycia z każdego lokalu, a w przypadku wody jest to stawka uchwalona przez daną gminę.

Problem 3

Rozliczanie kosztów ciepła dla nieopomiarowanych lokali wymaga uwzględnienia ich wysokości. Zgonie z art. 45a pkt 8a ww. przepisów, rozliczenie ogrzewania przeprowadzamy stosując metody między innymi uwzględniające kubaturę. Ten sam efekt uzyskamy przemnażając powierzchnię użytkową przez współczynnik wysokości, co pozwoli na uzyskanie faktycznej powierzchni grzewczej.

Celem takiego rozwiązania jest uwzględnienie ilości pobranego ciepła dla lokali o różnej wysokości.

Problem 4

Wybrana metoda rozliczenia powinna również uwzględniać tzw. pustostany, które zawsze generują koszty ogrzewania nawet wtedy, gdy grzejniki zostały zakręcone. Źródłem ciepła dla lokalu są przegrody konstrukcyjne (ściany, sufity, podłoga), przepływ powietrza, grzejniki oraz instalacje. Dlatego w lokalu z wyłączonymi grzejnikami występuje temperatura wyższa niż na zewnątrz budynku. Dobór odpowiedniej metody powinien uwzględnić rozliczenie odpowiednich kosztów również na niezasiedlone lokale. Koszty wówczas ponosi właściciel lub wynajmujący.

W przypadku pustostanów nie powinien występować koszt wody, który jest kosztem wyłącznie korzystających z dostawy wody. Celem stosowania tego współczynnika jest odpowiednie zmniejszenie ceny podgrzania wody kosztem ogrzewania lokalu. W innym przypadku odbiorcy podgrzanej wody płaciliby za koszty, które powinien zapłacić właściciel lub wynajmujący, posiadający pustostany.

Takie rozwiązanie jest koniecznością w budynkach, w których jest dużo pustostanów.

Problem 5

Praktycznie zawsze występuje różnica pomiędzy wodomierzem głównym a sumą zużycia, wykazywanego przez liczniki lokalowe. Różnica ta to tzw. uchyb (woda gospodarcza), który stanowi koszt wszystkich mieszkańców.

Obciążanie uchybem wyłącznie lokali nieopomiarowanych jest naganne i stanowi naruszenie art. 32 Konstytucji oraz art. 405 KC.

Uchyb zawsze jest kosztem wspólnym. W obowiązującym regulaminie wprowadzona metoda powinna uwzględniać równość względem prawa i nie dopuszczać do bezpodstawnego wzbogacenia użytkowników lokali opomiarowanych kosztem użytkowników lokali nieopomiarowanych. Argumentacja niektórych zarządców, jakoby lokale nieopomiarowane zużywały więcej wody niż lokale opomiarowane nie jest poparta dowodami, dlatego koszt uchybu powinien dotyczyć wszystkich na równych zasadach.

Problem 6

Dokonując rozliczenia mediów, najczęściej opieramy się o wykazywane stany zużycia. Warunkiem dla poprawnego rozliczenia jest uzyskanie kompletu danych, co często nie jest możliwe. Przyczyn takiej sytuacji jest wiele:

• brak licznika lub ważnej cechy legalizacyjnej,
• niesprawność licznika,
• nieudostępnienie lokalu dla odczytania stanu zużycia.

Ponieważ taka sytuacja występuje dosyć często, to odpowiednie rozwiązania podane zostały w ustawach, dlatego stosowanie innych rozwiązań należałoby uznać jako nieprawidłowe z uwagi na art. 253 KC, mówiący o zależności zapisów umów (regulaminy są umową społeczną) względem ustaw, rozporządzeń i zasad współżycia społecznego.

W przypadku zastosowania innych rozwiązań, pamiętać należy o udowodnieniu źródła kosztów, zaproponowanych użytkownikom lokali nieopomiarowanych czy nieudostępnionych.

Problem 7

Często w stosowanych metodach rozliczeniowych pojawiają się koszty wspólne. O ile dla właścicieli ponoszenie tych kosztów jest bezsporne, to dla niektórych najemców jest to niezrozumiałe. Najemcy ci uważają, że koszty wspólne powinny stanowić koszt wynajmującego. Chciałbym tu doprecyzować, że koszty wspólne to tylko nazwanie w ten sposób pewnej części kosztów zmiennych dla wybranej metody. Koszty te są kosztami zmiennymi, które rozliczane są według posiadanego udziału lub według powierzchni grzewczej. Celem takiego rozwiązania jest zrównoważenie podziału kosztów, uwzględniające przenikalność przez przegrody, a co za tym idzie – obciążanie odpowiednimi kosztami wszystkich odbiorców ogrzewania.

Problem 8

Wiele kontrowersji wzbudza art. 45a pkt 11a, który pewna grupa zarządców uważa za niewłaściwy. Uważam, że zarządca nie posiada uprawnienia do podważania ustawowego zapisu, tym bardziej, że nie wszyscy podzielają to zdanie. Należy bez względu na własne odczucia stosować ustawę oraz poprawnie ją interpretować. Zaproponowane w ustawie rozwiązanie, mówiące o obciążeniu użytkownika, który nie udostępnił dla odczytu lokalu zużyciem średnim z innych lokali, jest jak najbardziej prawdopodobne i trudno się zgodzić z tezą, że akurat ci użytkownicy zużyli znacznie więcej wody niż pozostali. Pamiętajmy, że zastosowanie innego rozwiązania wymaga udowodnienia większego zużycia.

Podobnie przedstawia się sprawa odszkodowania, którego nie można z góry założyć, ponieważ dotyczy szkody, która może wystąpić w nieprzewidywalnej wysokości.

Problem 9

Działając zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zarządca powinien opracować odpowiedni regulamin oparty na wybranej metodzie rozliczeniowej. Zgodnie z art. 45a pkt 10 opracowany regulamin podaje się do wiadomości w terminie 14 dni od dnia jego wprowadzenia.

Problem 10

Opracowanie regulaminu warto oprzeć na odpowiednim schemacie rozliczania, który wygląda następująco:

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!