Roczne rozliczenie wspólnoty

W celu wykonania jakiegokolwiek rozliczenia musi być prowadzona ewidencja i podany sposób jej prowadzenia oraz sposób wykonywania rozliczeń - tzw. regulamin rozliczeń we wspólnocie. Brak tych dokumentów powoduje, że we wspólnocie mogą wystąpić nieprawidłowości, a otrzymane przez właściciela lokalu rozliczenie może być niejasne.

Ustawodawca jasno określił w art. 22 ust. 3 pkt 10 ustawy o własności lokali (uwl), kto ustala zakres i sposób prowadzenia ewidencji oraz rozliczeń we wspólnotach mieszkaniowych. Zapis ten rzadko jest stosowany we wspólnotach, co prowadzi do poważnych problemów, a nawet nadużyć.

Ani zarząd wspólnoty, ani administrator nie mają prawa narzucić zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej (za media zużyte w lokalach właścicieli lokali, za reklamy itd.). Takie prawo mają tylko właściciele lokali, a nawet mają obowiązek wynikający z art. 27 uwl.

Po upływie 14 lat od wprowadzenia uwl w życie właściciele lokali właściwie nie korzystają z możliwości, jakie daje im ustawa. Nie potrafią zrozumieć, że to oni za wszystko płacą. Nie współdziałają w zarządzaniu ze zwykłego niechciejstwa, lenistwa, zasłaniając się brakiem czasu. I to oni potem mają najwięcej pretensji do innych, pomimo że nie uczestniczyli w zebraniu, nie zabierali głosu przy podejmowaniu uchwał. Większość właścicieli lokali nie posiada nawet tekstu uwl (można ją ściągnąć z internetu lub kupić w specjalistycznej księgarni).

Zarząd wspólnoty, jak również zatrudniony przez zarząd administrator powinien postępować zgodnie z przepisami uwl i innymi przepisami prawnymi oraz wykonywać uchwały podjęte przez właścicieli lokali. Prawo kontroli działalności zarządu przez każdego właściciela lokalu gwarantuje zapis art. 29 ust. 3 uwl. Zbędne jest więc powoływanie komisji rewizyjnej we wspólnocie mieszkaniowej.

W razie braku możliwości kontroli działalności zarządu należy dążyć do zmiany składu członków zarządu lub w ostateczności wystąpić do sądu o ustanowienie zarządcy przymusowego. Chcąc kontrolować zarząd, należy najpierw zebrać pewne szczegółowe informacje. Najczęściej pozyskujemy je z rocznego rozliczenia finansowego wspólnoty i rozliczenia indywidualnego właściciela lokalu oraz z rozliczenia mediów zużytych w lokalu.

Należy przypomnieć, że wspólnoty mieszkaniowe są zwolnione z prowadzenia księgowości i sporządzania sprawozdania finansowego w rozumieniu ustawy i rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Wspólnota mieszkaniowa sama sobie określa zakres i sposób prowadzenia pozaksięgowej ewidencji poprzez podjęcie uchwały. Wspólnotę mieszkaniową nie obowiązuje również ustawa o zamówieniach publicznych.

Rozliczenie finansowe

W zaproponowanym przykładowym modelu rozliczenia finansowego, uwzględniającego specyfikę danej wspólnoty (por. załącznik nr 1), zmienia się tylko ilość analizowanych pozycji. Występują zatem tylko te pozycje, które związane są z kosztami ponoszonymi w danej wspólnocie. Sposób rozliczania wynika z omawianego już regulaminu rozliczeń (różnego dla każdej wspólnoty) przyjętego uchwałą właścicieli lokali, ale zgodnego z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego na danym terenie.

Indywidualne rozliczenie właściciela lokalu (por. załącznik nr 2) powinno wynikać w sposób czytelny z rocznego rozliczenia finansowego wspólnoty mieszkaniowej.

Podkreślić należy, że w zaproponowanym wzorze rozliczenia finansowego występują te same pozycje, jakie występowały w przyjętym uchwałą, przez właścicieli lokali, rocznym planie gospodarczym.

Koszty utrzymania lokalu (lokal to przecież wyłączna własność właściciela - członka wspólnoty mieszkaniowej) to już inny status prawny. Art. 13 ust. 1 uwl wymaga od właściciela jedynie: „ponoszenia wydatków związanych z utrzymaniem jego lokalu i utrzymywania swojego lokalu w należytym stanie" i nic więcej.

Koszty za media

Koszty za media w lokalu nie są kosztami wspólnoty. Wspólnota (zarząd lub administrator wspólnoty) jest jedynie pośrednikiem pomiędzy dostawcami świadczeń a właścicielami lokali. Usługa polega na rozliczeniu tych kosztów, zbieraniu pieniędzy (zaliczek) i przekazywaniu ich dostawcom świadczeń.

Obecnie coraz częściej we wspólnotach mieszkaniowych właściciele lokali podpisują indywidualne umowy bezpośrednio z dostawcami mediów. Dostawcy jednak wolą wystawiać jedną fakturę na całą wspólnotę, którą potem rozlicza się na poszczególne lokale.

Właściwym rozwiązaniem dla wspólnoty (zarządcy, zarządu) jest zawarcie przez wspólnotę umowy z każdym właścicielem lokalu o dokonywaniu rozliczeń i ściąganiu opłat z tytułu kosztów utrzymania jego lokalu z uwzględnieniem umownych odsetek w przypadku nieterminowego rozliczania opłat (lub tylko z tymi, którzy ociągają się z płatnościami). W przypadku niedotrzymywania warunków umowy strony mogłyby, bez zgody wspólnoty, wystąpić do sądu.

Najczęściej we wspólnotach mieszkaniowych zaliczki są wpłacane przez właścicieli co miesiąc, więc co miesiąc powinny być też rozliczane. Jednak ze względu na małe kwoty na ogół rozliczanie odbywa się co kwartał i jest to do przyjęcia. Nie jest jednak do przyjęcia rozliczanie ich raz na rok w przypadku, gdy po roku zwroty z tytułu kosztów za media w lokalu wynoszą ok. 600-3000 zł dla jednego właściciela (wspólnota nie ma prawa obracać pieniędzy właścicieli lokali bez ich zgody).

Roczne rozliczanie mediów w lokalach jest dopuszczalne raz w roku, o ile zwrot na koniec roku jest niewielki, rzędu 100-200 zł, i o ile tak uzgodnili właściciele lokali, potwierdzając to zapisem w regulaminie rozliczania mediów. Brak takiego regulaminu powoduje, że właściciele lokali nie wiedzą, za co i ile płacą.

Należy szczególnie podkreślić, że „władza" wspólnoty mieszkaniowej (zarządcy, zarządu i administratora) dotyczy tylko części wspólnej nieruchomości. W żadnym wypadku nie dotyczy ona lokalu, a tym bardziej kosztów ponoszonych przez właściciela w jego lokalu (np.: kosztów za media, remonty, ubezpieczenia itp.) i na przykład tego, na jaki kolor właściciel ma pomalować ściany w swoim lokalu i jak go umeblować czy zagospodarować wewnętrzną część balkonu. 

Niemniej jednak takie rozliczenie mediów zużytych w lokalu powinno znaleźć się w rozliczeniu indywidualnym a także wynikać z rocznego „Rozliczenia Finansowego" wspólnoty mieszkaniowej, ponieważ we wspólnotach mamy do czynienia ze zużyciem tych samych mediów w lokalu i nieruchomości wspólnej (np.: woda gospodarcza, śmieci).

Rozliczenia finansowego nie omówię tu szczegółowo, ponieważ wszystkie występujące w nim pozycje są w sposób dokładny opisane w załączniku 1. Wyjaśnienia wymaga natomiast pozycja Ic - są to zaliczki nadpłacone w poprzednim roku i niewyrównane przez właścicieli lokali (nie podlegają opodatkowaniu). Dla pozycji II k „Pozostałe koszty" w kolumnach „Wykonanie 2010" nie mogą pojawić się żadne liczby (zawsze trzeba podać, czego dotyczyły koszty i ile wynosiły - natomiast w planie gospodarczym podaje się liczbę, bez podania konkretnego przeznaczenia - na nieprzewidziane wydatki, tak było w tej przykładowej wspólnocie).

W ostatniej kolumnie podane liczby (stawki) określają ilość zł/miesiąc/1% wielkości udziału - właściciel lokalu może łatwo zweryfikować, czy przedstawione mu rozliczenia są naliczone prawidłowo (wystarczy, że przemnoży podane stawki przez swój udział wyrażony w% - np. 0,1435 = 14,35%).

Rozliczenie indywidualne

W rozliczeniu indywidualnym (załącznik nr 2) właściciel lokalu powinien otrzymać historię wpłacanych przez niego zaliczek przez cały rok i ich rozliczenie końcowe - na poszczególnych funduszach, które w danej wspólnocie występowały.

W następnej tabelce podano rozliczenie zaliczek wpłacanych na media zużyte tylko w lokalu właściciela. Rozliczeniu podlegała zimna woda i odprowadzanie ścieków, ponieważ w tej wspólnocie do lokali doprowadzona jest tylko zimna woda bez zainstalowanych wodomierzy. Właściciele posiadają w lokalach dwufunkcyjne piece gazowe do indywidualnego centralnego ogrzewania i podgrzewania wody.

Zgodnie z uchwałą właścicieli, śmieci rozliczane są według wielkości udziałów, więc tak jak media zużyte na nieruchomości wspólnej. Koszty te zostały uwzględnione w pozycji „koszty" w rozliczeniu konta za 2010 r. i wynikają z pozycji　II rocznego rozliczenia finansowego wspólnoty (załącznik nr 1).

WSPÓLNOTA MIESZKANIOWA WARSZAWA, ul. XXXX
powierzchnia użytkowa budynku: 955,35 m2 ilość osób: 17
udział właścicieli fizycznych: 10000 osobo-miesięcy: 208

Natomiast, gdyby do lokalu właściciela była doprowadzona ciepła woda i inne media rozliczane nie według udziałów, lecz według wskazań mierników, to tabelka miałaby więcej pozycji. W przypadku opomiarownia mediów doprowadzonych do lokalu tabelka po kolumnie „Zaliczka" miałaby dodatkowe kolumny:

• stan początkowy/data,
• stan końcowy/data,
• ilość zużycia,
• cena za jednostkę miary.

Kwota 28,26 zł/os. miesięcznie wynika z kosztów podanych w pozycji　V. rozliczenia finansowego wspólnoty (załącznik nr 1); 48 - to ilość „osobo-miesięcy", tzn. liczba osób pomnożona przez ilość miesięcy, w czasie których przebywali w lokalu.

W tabelce uwzględniono zaległości za zużyte media w poprzednim roku, które na czas wykonywania rozliczenia nie zostały uregulowane.

W rozliczeniu konta za 2010 r. rozlicza się tylko zaliczki i koszty związane z funduszem bieżącym (eksploatacją). Kwota 4015,02 zł - są to koszty zarządu nieruchomością wspólną wynikające z poniesionych kosztów przez wspólnotę (pozycja II rozliczenia finansowego) proporcjonalne do wielkości udziału właściciela lokali, jaki posiada on we wspólnocie (tzn. koszty - pozycja II pomnożona przez wielkość udziału 0,1435). Udział ten powinien być wyrażony ułamkiem zwykłym, ale najczęściej w rozliczeniach i na listach do głosowania pod uchwałami jest podawany jako ułamek dziesiętny (ale obliczenia wykonuje się według ułamka zwykłego).

Nie rozlicza się indywidualnie kosztów funduszu na koszty remontowe. Rozliczeniu podlegają tylko zaliczki wpłacane na fundusz na koszty remontowe. Po ich wpłaceniu właścicielem zaliczek jest wspólnota mieszkaniowa, a nie właściciel lokalu - nie podlegają one zwrotowi, zawsze przechodzą na następny okres jako pieniężne środki docelowe - wcześniej czy później każda nieruchomość wymaga przeprowadzenia remontu (nie podlegają opodatkowaniu). Sprzedając lokal, właściciel może, a wręcz powinien uwzględniać stan środków zgromadzonych przez niego na koncie remontowym podczas negocjacji ceny sprzedaży lokalu.

Zarząd w rozliczeniu finansowym podaje tylko stan funduszu na koszty remontowe wspólnoty (przychody i koszty). W sprawozdaniu (część opisowa rozliczenia) wyszczególnia się rodzaje wykonanych remontów i ich koszty.

Saldo końcowe właściciela lokalu obejmuje więc rozliczenie zaliczek uiszczanych na fundusz bieżący, na funduszu na koszty remontowe, na media zużywane w lokalu oraz rozliczenie kosztów zarządu nieruchomością wspólną pokrywanych z funduszu bieżącego (w tym za media).

Saldo końcowe

W saldzie końcowym nie uwzględnia się kosztów remontowych. Saldo końcowe właściciela lokalu może być dodatnie lub ujemne. Właściciel lokalu w przypadku salda ujemnego powinien je uzupełnić przy kolejnej wpłacie zaliczek. Gdy saldo jest dodatnie właściciel lokalu może pozostawić środki pieniężne na kolejne okresy płatności lub zażądać zwrotu pieniędzy i zarząd wspólnoty musi właścicielowi lokalu należne mu pieniądze wypłacić. Każdy właściciel lokalu samodzielnie podejmuje decyzję, co zrobi z wyliczoną nadwyżką środków pieniężnych. Podejmowane uchwały przez właścicieli lokali o przekazaniu nadwyżki zaliczek nad kosztami na przyszły rok mają jedynie na celu uchronienie wspólnoty od zapłacenia podatku od przychodu wspólnoty w danym roku do urzędu skarbowego. Przepisy podatkowe dla wspólnot są niejasne. W przypadku gdy wspólnota mieszkaniowa ma dochody z pożytków (za wynajem lokali, za reklamy) to na pewno musi zapłacić podatek dochodowy i dlatego w rozliczeniu finansowym przewidziano pozycję Id i IIk.

Każdy dokument otrzymany przez właściciela lokalu od wspólnoty mieszkaniowej powinien być podpisany przez zarząd (przynajmniej przez dwóch członków - art. 21 ust. 2 uwl), a nie tylko rozliczenie finansowe wspólnoty, czy rozliczenie indywidualne. To zarząd (zarządca), a nie administrator odpowiada przed właścicielami lokali za prawidłowe i zgodne z prawem zarządzanie nieruchomością wspólną.

Mam nadzieję, że właściciele lokali, którzy otrzymają czytelne, niestresujące ich i zrozumiałe rozliczenia zaczną uczestniczyć w zarządzaniu swoim budynkiem, pamiętając, że to właśnie oni sami, jako właściciele lokali we wspólnocie mieszkaniowej, decydują o wszystkim w ramach obowiązującego prawa i wszyscy za to odpowiadają w stosunku do swoich udziałów (art. 17 uwl), nawet wtedy, gdy nie brali udziału w głosowaniu lub byli przeciwni podejmowanej uchwale, ale nie zaskarżyli jej do sądu. Właśnie dlatego właściciele powinni interesować się bardziej sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reagować, gdy łamane jest prawo lub naruszane są ich interesy.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!