Czy zarządca wspólnoty mieszkaniowej musi być księgowym?

Obowiązki księgowych we wspólnotach

Księgowość we wspólnocie mieszkaniowej obejmuje wiele zadań i obowiązków narzuconych przez przepisy podatkowe – od prowadzenia ewidencji przychodów i wydatków wspólnoty, przez monitorowanie realizacji budżetu, rozliczenia z członkami wspólnoty, aż po przygotowywanie sprawozdań finansowych.

Do zadań księgowych należy m.in.:

• naliczanie opłat na podstawie aktualnego planu gospodarczego, cen dostaw mediów do budynków oraz uchwał;
• wystawianie faktur i not księgowych dla lokali użytkowych;
• przygotowywanie płatności do autoryzacji lub podpisu;
• bieżąca windykacja należności;
• księgowanie wpłat właścicieli za zaliczki oraz media;
• prowadzenie rozliczeń z dostawcami, odbiorcami oraz właścicielami nieruchomości;
• rozliczanie podatków CIT i PIT;
• sporządzanie corocznych bilansów wspólnoty;
• rozliczanie mediów na podstawie odczytów liczników w lokalach;
• generowanie raportów oraz zestawień z zakresu sald właścicieli nieruchomości, realizacji budżetów, obrotów na kontach itd.;
• księgowanie faktur.

Zmieniające się przepisy rachunkowo-podatkowe powodują, że nie każdy księgowy wykaże się wiedzą i kompetencją z zakresu księgowości wspólnot mieszkaniowych. Nie bez znaczenia jest też brak przejrzystości przepisów i interpretacji podatkowych w zakresie gospodarki nieruchomościami. W konsekwencji może to prowadzić do nieprawidłowości w naliczaniu podatku przez wspólnotę, a więc i do błędów w rocznym zeznaniu podatkowym.

A zatem chcąc zapewnić bezpieczeństwo wspólnocie mieszkaniowej, warto rozważyć powierzenie obsługi księgowej podmiotom, które specjalizują się tematyce rachunkowości właśnie wspólnot mieszkaniowych. Sprawdź >>

Księgowi od wspólnot mieszkaniowych

Okazuje się jednak, że znalezienie specjalisty na stanowisko księgowego we wspólnocie mieszkaniowej wcale nie jest łatwe. Ta forma księgowości jest o tyle specyficzna, że oprócz złożonego i szerokiego zakresu obsługi dokumentów, wymaga kontaktu z mieszkańcami.

Rzeczywistość pokazuje, że są sytuacje, w których nikt nie odpowiada na ofertę pracy księgowego we wspólnocie mieszkaniowej. A średni czas poszukiwania pracownika na to stanowisko wynosi aż 6 miesięcy. Nie brakuje też sytuacji, kiedy to nowo zatrudniony pracownik po 3 miesiącach okresu próbnego rezygnuje. To jest realna trudność, z którą zmagają się zarządcy.

Wiadomo, że finanse to bardzo ważny i wrażliwy temat. Mieszkańcy chcą wiedzieć, co dzieje się z wpłacanymi przez nich pieniędzmi – to po pierwsze. Po drugie, brak księgowego nie zwalnia zarządcy z odpowiedzialności za sytuację wspólnoty. Niektórzy w takich sytuacjach sami uczą się wykonywania zadań księgowych, ale czy to dobry kierunek? Czy nie grozi to zaniedbaniami innych zadań, do których zarządca został powołany?

Jakie są sposoby wsparcia?

Sytuacja wprawdzie nie jest łatwa, nie oznacza to jednak, że nie istnieją rozwiązania. Istnieją.

Firma DomBest proponuje wsparcie zarządcy w kwestiach księgowych. Zdalny zespół księgowych specjalizujących się w tematyce wspólnot mieszkaniowych świadczy pomoc doraźną lub długoterminową – wszystko w zależności od indywidualnych potrzeb. Zarządcy mogą zdecydować, czy zdalny zespół księgowy weźmie na siebie na stałe wszystkie wymienione wyżej obowiązki (także kontakt z klientem), tylko niektóre z nich, czy też wesprze Wspólnotę w bardziej intensywnych okresach lub pod nieobecność księgowej zatrudnionej na co dzień. Co ważne, to także doskonały sposób, aby powiększyć swój obecny zespół o zdalną księgową w momencie pozyskania nowych nieruchomości, których zespół nie jest już w stanie obsłużyć.

Długoterminowa pomoc świadczona jest w ramach 3 pakietów: podstawowego, klasycznego i optymalnego. Zarządca ma możliwość skorzystania z 3-miesięcznego okresu próbnego. Rozpocząć można w dowolnym momencie – nie ma konieczności czekania aż do zakończenia okresu rozliczeniowego, roku kalendarzowego ani końca miesiąca czy kwartału.

W praktyce jest to bardzo proste – zarządca skanuje i wysyła dokumenty, resztą zajmuje się zespół księgowych. Dostęp do platformy daje zarządcy możliwość podglądu statusów dokumentów. Ze Strefy Klienta online mogą korzystać również mieszkańcy, żeby podejrzeć własną kartotekę. Zarządca jest też w stałym kontakcie z księgowością, obsługującą jego klientów. Dowiedz się więcej >>

Prowadzenie księgowości we wspólnocie mieszkaniowej jest podstawą jej prawidłowego funkcjonowania. Zapewnia przejrzystość finansową, umożliwia efektywne zarządzanie środkami oraz pozwala na bieżąco monitorować stan finansów wspólnoty. Prowadzenie księgowości wymaga znajomości przepisów oraz skrupulatności. Współpraca z firmą DomBest umożliwia zarządcy skupienie się na relacjach z mieszkańcami/klientami, podnoszeniu wartości nieruchomości oraz dbaniu o jej rozwój, a także na realizowaniu zamierzeń członków Wspólnoty, podczas gdy księgowością zajmie się wyspecjalizowany zespół.

Skontaktuj się z nami już dziś i poznaj szczegóły naszej oferty!

+22 113 44 22  | +48 693 080 413 | wspolpraca@dombest.pl