Porządek obrad walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej

Zgodnie z art. 8³, ust. 1 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych pod rygorem nieważności, walne zgromadzenie w spółdzielniach mieszkaniowych, których liczba członków przekracza 500, może być podzielone na części. O powyższym stanowi statut spółdzielni.

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych w art. 8³ ust. 1 stanowi, że Rada Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej ustala zasady zaliczania członków do poszczególnych części walnego zgromadzenia, z tym, że nie można zaliczyć członków uprawnionych do lokali znajdujących się w obrębie jednej nieruchomości do różnych części walnego zgromadzenia.

Uczestnictwo w walnym zgromadzeniu

Walne Zgromadzenie Spółdzielni Mieszkaniowej jest ważne niezależnie od liczby obecnych na nim członków. To bardzo ważna regulacja prawna.

Należy to rozumieć w ten sposób, że, niezależnie od tego, ilu członków liczy spółdzielnia mieszkaniowa (np. dziesięciu, jeśli jej członkami są osoby fizyczne, czyli minimalna liczba niezbędna do funkcjonowania spółdzielni, lub trzy, jeśli to osoby prawne), podjęte uchwały walnego zgromadzenia obowiązywać będą wszystkich członków danej spółdzielni mieszkaniowej.

Ważne jest także to, że obecnie członek spółdzielni mieszkaniowej nie musi uczestniczyć w walnym zgromadzeniu osobiście. Może to zrobić przez pełnomocnika na podstawie udzielonego mu pisemnego ( pod rygorem nieważności ) pełnomocnictwa.

Pełnomocnikiem może być tylko osoba pełnoletnia. Pełnomocnictwo nie wymaga formy aktu notarialnego, czyli nie musi być sporządzane przez notariusza. Ważne natomiast, by upoważniało do podejmowania uchwał objętych porządkiem obrad walnego zgromadzenia.

Zgodnie z postanowieniami art. 8³, ust. 1¹ ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych lista pełnomocnictw podlega odczytaniu po rozpoczęciu walnego zgromadzenia.

Czas, miejsce i porządek obrad walnego zgromadzenia SM

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych w art. 8³ ust. 6 wymaga, by o czasie, miejscu i porządku obrad walnego zgromadzenia lub jego części zawiadomieni wszyscy członkowie zostali zawiadomieni na piśmie, co najmniej 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Zawiadomienie powinno zawierać czas, miejsce, porządek obrad oraz informacje o miejscu wyłożenia wszystkich sprawozdań i projektów uchwał, które będą przedmiotem obrad oraz informacje o prawie członka do zapoznania się z tymi dokumentami.

Ustalanie porządku obrad walnego zgromadzenia SM

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych w art. 8³ ust.7 stanowi o tym, że walne zgromadzenie może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad podanym do wiadomości członków w terminach i w sposób określony w ustawie.

Przykładowe zawiadomienie o walnym zgromadzeniu spółdzielni mieszkaniowej zwołanym w trybie ustawowym, czyli w ciągu sześciu miesięcy po upływie roku obrachunkowego, czyli do 30 czerwca danego roku.

Zarząd informuje, że materiały na Walne Zgromadzenie są dostępne także na stronie internetowej Spółdzielni. Dostęp tylko dla członków spółdzielni po zalogowaniu się.

Mandaty, potwierdzające prawo udziału w obradach Walnego Zgromadzenia, wydawane będą członkom Spółdzielni po okazaniu dokumentu ze zdjęciem, a pełnomocnikom – po złożeniu pełnomocnictwa i okazaniu dokumentu ze zdjęciem. Pełnomocnik może mieć tylko jedno pełnomocnictwo tzn. nie może zastępować więcej niż jednego członka.

Punkt dotyczący odczytania listy pełnomocnictw powinien być umieszczony w porządku obrad walnego zgromadzenia podanym do wiadomości członków.

Prawo do zgłaszania projektów uchwał i żądania zamieszczenia oznaczonych spraw w porządku obrad

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych w art. 8³ ust. 11 daje członkom spółdzielni mieszkaniowej prawo do zgłaszania projektów uchwał i prawo żądania zamieszczenia tych spraw przez Zarząd w porządku obrad walnego zgromadzenia.

Są dwa wymogi ustawowe, które musza spełnić członkowie spółdzielni mieszkaniowej, by skutecznie wnieść do porządku obrad określone sprawy i związane z nimi projekty uchwał.

Pierwszy: projekt uchwały i związane z nim żądanie należy wnieść na 15 dni przed dniem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części. Drugi natomiast to założenie, że projekt uchwały zgłaszanej przez członków spółdzielni musi być poparty przez co najmniej 10 członków.

Przykład realizacji tego prawa

Członkowie Spółdzielni Mieszkaniowej „X” na 15 dni przed dniem posiedzenia pierwszej części walnego zgromadzenia, dochowując wymogu 10 podpisów pod każdym projektem uchwały, wnieśli żądanie zamieszczenia następujących spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia:

1. określenia najwyższej sumy zobowiązań jaką Spółdzielnia Mieszkaniowa „X” może zaciągnąć w okresie od dnia podjęcia uchwały do 30 czerwca 2014 r.
2. uchwalenia zmian w § „x”, w § „y” ; w § „z” i w § „n” Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „X”.
3. uchwalenia zmian w § „x”, w § „y” ; w § „z” i w § „n” Regulaminu Walnego Zgromadzenia Spółdzielni Mieszkaniowej „X”.
4. uchwalenia zmian w § „x”, w § „y”; w § „z” i w § „n” Regulaminu Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „X”,
5. podjęcia uchwały w sprawie zbycia nieruchomości gruntowej oznaczonej jako działka nr z….

Obowiązki Zarządu SM

Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej, wypełniając obowiązek ustawowy, który wynika z art. 8³, ust. 10 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jest zobowiązany do wyłożenia projektów uchwał, w tym uchwał przygotowanych w wyniku złożonych przez członków spółdzielni ,żądań, na co najmniej 14 dni przed terminem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Zgodnie z wyrokiem Sadu Najwyższego z dnia 27 maja 2015 r. ( II CSK 512/14 ) sprawozdania objęte porządkiem obrad powinny być wyłożone na co najmniej 21 dni przed terminem walnego zgromadzenia. Chodzi o to aby członkowie, którzy mogą zgłaszać projekty uchwał na 15 dni przed terminem walnego zgromadzenia mieli szansę zapoznać się ze sprawozdaniami spółdzielni, które będą przedmiotem obrad.

Prawo członków spółdzielni mieszkaniowej do zgłaszania poprawek do projektów uchwał umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia

Niezależnie od wyżej wyszczególnionego prawa członków spółdzielni mieszkaniowej do składania projektów uchwał i żądania umieszczenia ich w porządku obrad walnego zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej, członkowie spółdzielni mieszkaniowej na mocy art. 8³, ust. 12 ww. ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych mają prawo zgłaszania poprawek do projektów uchwał nie później niż na trzy dni przed posiedzeniem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Obowiązki zarządu SM

Zarząd spółdzielni mieszkaniowej, wypełniając obowiązek ustawowy, wynikający z art.  8³, ust. 13 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, jest zobowiązany do przygotowania pod względem formalnym i przedłożenia pod głosowanie na walnym zgromadzeniu projektów uchwał i poprawek zgłoszonych przez jej członków.

W przykładowej Spółdzielni Mieszkaniowej „X” jej członkowie zgłosili poprawki do następujących uchwał:

• uchwały w sprawie podziału nadwyżki bilansowej lub pokrycia straty za 2012 r. z działalności Spółdzielni innej niż gospodarka zasobami mieszkaniowymi,
• uchwały w sprawie określenia najwyższej sumy zobowiązań, jaką Spółdzielnia Mieszkaniowa „X” może zaciągnąć od dnia podjęcia uchwały do 30 czerwca 2014 r.,
• uchwały w sprawie uchwalenia zmian w § „x”, w § „y” ; w § „z” i w § „n” Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „X”,
• uchwały w sprawie uchwalenia zmian w § „x”, w § „y” ; w § „z” i w § „n” Regulaminu Walnego Zgromadzenia Spółdzielni Mieszkaniowej „X”,
• uchwały w sprawie uchwalenia zmian w § „x”, w § „y” ; w § „z” i w § „n” Regulaminu Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „X”.

Z zaprezentowanej ustawowej procedury tworzenia porządku obrad walnego zgromadzenia SM wynika, że wyróżnić można następujące etapy tworzenia porządku obrad walnego zgromadzenia SM:

• etap I – porządek obrad ogłoszony przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej na 21 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części,
• etap II – zgłaszanie przez członków spółdzielni na 15 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części projektów uchwał i żądań zamieszczenia ich w porządku obrad walnego zgromadzenia,
• etap III – wyłożenie na co najmniej 14 dni przed terminem posiedzenia walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części projektów uchwał, w tym uchwał przygotowanych w wyniku żądań zgłaszanych przez członków spółdzielni,
• etap IV – zgłaszanie przez członków spółdzielni poprawek do projektów uchwał nie później niż na trzy dni przed posiedzeniem walnego zgromadzenia lub jego pierwszej części.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!