Udokumentowanie podjęcia uchwały

Przepisy ustawy o własności lokali nie nakładają na wspólnoty mieszkaniowe obowiązku sporządzania jakichkolwiek dokumentów z zebrania.

Jedyny dokument, który na zebraniu trzeba "wyprodukować", to treść uchwały wraz z podpisami wystarczającej większości właścicieli lokali, świadczącymi o tym, że uchwała została podjęta i jest obowiązującym prawem we wspólnocie.

Ponadto w przypadku, gdy uchwała została podjęta przynajmniej częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd, zarządca, któremu zarząd nieruchomością powierzono, powinien dysponować potwierdzeniem dostarczenia uchwały właścicielom.

Ustawa nie narzuca też wspólnotom mieszkaniowym, jak ma wyglądać sama uchwała, jakie ma spełniać wymogi formalne. Zatem każdy dokument o charakterze decyzyjnym, z zebranymi przez zarząd na zebraniu lub w drodze indywidualnego zbierania głosów podpisami właścicieli, których łącznie udziały przekraczają połowę wszystkich udziałów we wspólnocie mieszkaniowej, może być potraktowany jako uchwała właścicieli lokali.

Należy pamiętać, że jeżeli wspólnota mieszkaniowa chce sformalizować i uszczegółowić te sprawy, to powinna stosowne zapisy umieścić w regulaminie zebrania. Mimo braku obowiązku ustawowego, wiele wspólnot mieszkaniowych w trakcie zebrania sporządza różne dokumenty w celu udokumentowania podejmowanych czynności.

Listy do głosowania

W celu ułatwienia liczenia głosów oraz zorientowania się, kto głosował, a kto jeszcze nie, zamiast podpisów pod uchwałą wspólnoty mieszkaniowe praktykują listy do głosowania. Mają one z reguły postać tabeli z rubrykami na numer lokalu, imię i nazwisko właściciela, wysokość jego udziału, oraz rubryki za i przeciw, w których właściciel umieszcza podpis w zależności od tego, czy głosuje za uchwałą czy też przeciw jej podjęciu.

Aby uniknąć posądzeń o fałszerstwo lista do głosowania powinna stanowić integralną część uchwały. Jeżeli jest to możliwe powinna, znajdować się na jednej kartce z jej treścią. Gdy nie jest to możliwe, powinna stanowić kilka ponumerowanych, spiętych kartek, opatrzonych u góry numerem uchwały i jej nazwą oraz datą.

Zwróćmy uwagę, że pod każdą podjętą na zebraniu uchwałą nie musi znajdować się oddzielna lista z imiennym głosowaniem za jej przyjęciem, ale uchwały i listy do głosowania muszą być tak sporządzone, aby nie było wątpliwości, jak głosowano na zebraniu, i aby mogły stanowić dowód. Nie jest więc wykluczone sporządzenie jednej listy do głosowania z rubrykami wymieniającymi wszystkie uchwały i miejscem na podpis pod nimi.

Na takiej liście właściciel przy numerze danej uchwały podpisuje się w rubryce za lub przeciw, a po zebraniu sporządza się tylko pod treścią uchwał adnotację zgodną z listą do głosowania, ile udziałów głosowało za, a ile - przeciw, i czy uchwała została podjęta.

Przygotowując listę do głosowania, należy ją sporządzać na podstawie ilości lokali, gdyż to "właściciel lokalu nr X", a nie "Jan Kowalski", ma głos we wspólnocie.

Jeżeli we wspólnocie mieszkaniowej jest 60 lokali, to powinno być 60 rubryk na oddanie głosu lub 60 kart do głosowania. Ilość właścicieli lokali we wspólnocie mieszkaniowej ma tu drugorzędne znaczenie wobec do ilości lokali.

Zauważmy, że fakt, iż "Jan Kowalski" ma dwa czy kilka lokali we wspólnocie mieszkaniowej, nie oznacza, że te lokale ulegają połączeniu w jeden lokal-głos. To dalej są oddzielne lokale, z których prawo głosu jest wykonywane oddzielnie, mimo że są własnością tej samej osoby.

Bycie właścicielem kilku lokali w jednej wspólnocie mieszkaniowej, przynajmniej teoretycznie, nie oznacza, że udziałem z wszystkich lokali "Jan Kowalski" będzie głosował tak samo. Oprócz kaprysu właściciela można na przykład założyć sytuację, w której "Jan Kowalski" wynajmuje lokale i udziela najemcom pełnomocnictwa, aby sami głosowali nad uchwałami we wspólnocie mieszkaniowej według własnego uznania.

Jeden z lokali może też zamieszkiwać krewny Jana Kowalskiego, któremu Jan Kowalski, udzielając pełnomocnictwa, dał swobodę w glosowaniu nad uchwałami. Wówczas prawo głosu z każdego lokalu będzie wykonywane w różny sposób. W takiej sytuacji lista do głosowania uniemożliwiająca oddanie głosu oddzielnie przy każdym lokalu będzie sporządzona błędnie.

Odmiennie natomiast będzie wyglądała sytuacja w przypadku właściciela lokali jeszcze niewyodrębnionych, np. gminy, dewelopera.

Wykonują oni prawo głosu z lokali, które nie są jeszcze wyodrębnione jako samodzielne, a zatem formalnie do każdego z nich nie jest jeszcze przypisany ułamek i błędem byłoby ułamki te przypisywać, czyli dzielić ogólny ułamek tego właściciela. Właściciel ten dysponuje zbiorczym ułamkiem, np. 11533/94533 części, i tak głosuje. Nie może on rozbić tego ułamka bez ustanowienia odrębnej własności lokali, które mu przysługują.

Sporządzając listę do głosowania, warto też pamiętać, że we wspólnocie mieszkaniowej nie ma pojęcia wstrzymania się od głosu.

Aby uchwala została podjęta, trzeba, by opowiedzieli się za nią właściciele, którzy dysponują większością udziałów spośród wszystkich, a nie - na przykład - spośród obecnych na zebraniu.

W związku z tym właściciele, którzy wstrzymaliby się od głosu, głosowaliby przeciw uchwale. Taka rubryka nie powinna istnieć, bo wprowadza w błąd i może być przyczyna uchylenia uchwały przez sąd.

Karty do głosowania

Karta do głosowania, w odróżnieniu od listy do głosowania, jest dokumentem indywidualnym. Każdy z głosujących ma swoją kartę do glosowania, na której wymienione są wszystkie uchwały (najczęściej tylko z numeru i tytułu), a obok znajduje się rubryka z miejscem do złożenia podpisu w rubryce za lub przeciw.

Zaletą posługiwania się kartami do głosowania jest szybkość tego procesu. Właściciele lokali nie muszą podczas głosowania podchodzić do przewodniczącego zebrania i składać podpisu na liście do głosowania, tylko mają stosowną kartę przed sobą.

Wadą jest duża liczba dokumentów "wyprodukowanych" podczas zebrania, które trzeba archiwizować. Karty do głosowania warto stosować zwłaszcza w bardzo dużych wspólnotach, w których głosowanie za pomocą listy bardzo przedłuża zebranie.

Karta do glosowania może mieć też swoją wersję elektroniczną, która na razie jest rzadko stosowana na zebraniach wspólnot mieszkaniowych, ale za to z powodzeniem wykorzystywana jest na zgromadzeniach spółek z dużą ilością udziałowców. Głosowania przygotowywane są tam przez wyspecjalizowane firmy, zapewniające elektroniczne czytniki i oprogramowanie komputerowe do liczenia głosów.

Głosujący otrzymują karty do głosowania z paskiem magnetycznym, na którym zakodowane są ich dane i przy użyciu tej karty głosują nad uchwałami. System elektroniczny rozpoznaje i zlicza ich głosy. Nawet przy kilkuset osobach glosowanie trwa kilka minut, a przewodniczący jego wynik otrzymuje natychmiast po zakończeniu tego procesu.

Protokół z podjęcia uchwały

We wspólnocie mieszkaniowej nie ma obowiązku sporządzania protokołu z zebrania, jednak - według mnie - jest to wskazane.

Protokół sporządza się w trakcie zebrania albo po nim, na podstawie notatek, w celu udokumentowania jego przebiegu. Podaje się w nim czas i miejsce odbycia z zebrania, porządek obrad, treść poszczególnych uchwał wraz z wynikiem głosowania nad nimi i inne istotne elementy przebiegu zebrania oraz informacje o spełnieniu wymogów formalnych.

Warto jednak zwrócić, że protokół nie jest stenogramem z obrad. Jest streszczeniem przebiegu zebrania, czyli rozwinięciem porządku obrad. Nie znajdują się w nim więc wypowiedzi właścicieli czy dokładny przebieg dyskusji.

W związku z dowolnością zasad sporządzenia protokołu jakikolwiek zarzut, że (na przykład) nie zawarto w nim całego przebiegu dyskusji czy sprzeciwu wniesionego przez jednego z właścicieli jest zupełnie bezpodstawne.

Protokół sporządza się ze względu na fakt zawodności ludzkiej pamięci dla celów dowodowych, zatem w przypadku postępowań sądowych, na przykład w sprawie zaskarżenia uchwały, stanowi on cenny materiał dowodowy. Umożliwia też zapoznanie się przez właścicieli nieobecnych na zebraniu z jego przebiegiem, gdyż same podejmowane uchwały mogą nie obrazować w pełni jego przebiegu.

Oprócz protokołu z przebiegu zebrania można spotkać się z protokołami działania komisji skrutacyjnej, jeżeli była powołana, oraz protokołami innych ciał, zwłaszcza kolegialnych, które zostały powołane na zebraniu.

Wiele zarządów sporządza też odrębne protokoły z dozbierania głosów właścicieli w drodze indywidualnego ich zbierania po odbyciu zebrania. W protokole tym podaje się, kto w jakim czasie i w jaki sposób zbierał głosy oraz inne istotne elementy tego procesu. Jest to, moim zdaniem, bardzo słuszna praktyka, która stanowi cenny materiał dowodowy dokumentujący postępowanie zarządu lub zarządcy. Dzięki temu z przebiegiem podejmowania uchwały może zapoznać się każdy właściciel i sąd.

Charakter notatek i zapisków

Jak już wspomniałem, w celu sporządzenia protokołu z zebrania podczas jego przebiegu sporządza się notatki, próbuje się przygotować jego wstępną wersję, dokonuje się zapisków na projektach uchwał lub jakikolwiek inny, wypracowany przez daną osobę, sposób, utrwala się istotne zdarzenia, co ma umożliwić późniejsze sporządzenie protokołu.

W zależności od doświadczenia, wypracowanej metody pracy danej osoby, jej charakteru oraz możliwości jej pamięci, te notatki, zapiski itp. mają różną postać. Jednak wszystkie są zaledwie osobistymi uwagami i nie mają waloru dokumentu. Nie są podpisane, a ponadto to tylko luźne zapiski, pozbawione chronologii, czasami pisane skrótowo i nieczytelnie dla osób trzecich.

Bardzo często prawidłowe wnioski z tych notatek i zapisków może wyciągnąć tylko osoba, która je sporządziła. Jedynym ich celem jest sporządzenie protokołu, czyli dokumentu, który opisuje przebieg zgromadzenia, a staje się dokumentem w chwili podpisania.

Zapiski i notatki służą tylko osobie sporządzającej protokół i nie powinny podlegać udostępnieniu, a po jego sporządzeniu, w związku z spełnieniem celu, do jakiego je przewidziano, powinny zostać zniszczone, tak jak niszczymy wszystkie inne notatki, gdy cel, w jakim je przygotowywaliśmy, zrealizowaliśmy. W związku z powyższym pozbawione podstaw jest żądanie udostępnienia notatek czy zapisków osoby, która sporządza protokół.

Listy obecności

Przed zebraniem, zwłaszcza w dużych wspólnotach mieszkaniowych, można się spotkać ze sporządzaniem listy obecności, która ma na celu ułatwienie późniejszego głosowania nad uchwałami. Dzięki takiej liście przewodniczący wie, kto stawił się na zebranie, zatem kogo wyczytywać przy głosowaniu nad uchwałami.

Niestety, według mnie błędem popełnianym na części zebrań jest sprawdzenie tożsamości zebranych przy sporządzaniu listy obecności i dopiero na tej podstawie - sporządzenie listy do głosowania. Wiąże się z tym późniejsza rezygnacja ze sprawdzania tożsamości przy głosowaniu nad uchwałami. To wygodna procedura, ale poza tym, że może prowadzić do fałszerstw przy głosowaniu nad uchwałami, stanowi podstawę do ich zaskarżenia.

Przewodniczący zebrania, postępując w powyższy sposób, dopuszcza do wystąpienia właściciela do sądu z zarzutem, że część sąsiadów wyszła w trakcie zebrania, a za nich głosowali inni obecni. Tymczasem ten zarzut byłby bezzasadny w przypadku, gdyby przewodniczący sprawdzał tożsamość w takcie każdego głosowania.

Z tego powodu lista obecności powinna mieć dla przewodniczącego charakter tylko czysto informacyjny. W dużych wspólnotach mieszkaniowych powinna być więc wystawiana przy wejściu, aby przychodzący na zebranie mogli się na niej podpisać. Na tej podstawie przewodniczący zebrania może przygotować listy do glosowania czy też uzyskać informację, kogo ma wyczytywać do oddania głosu.

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!