#GorącaLinia – wspólnota mieszkaniowa a ustawa o rachunkowości

Ekspert odpowiada:

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali wspólnota mieszkaniowa prowadzi określoną przez siebie pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Wspólnoty mieszkaniowe nie muszą stosować się do wymogów ustawy o rachunkowości, nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych i same stanowią o tym, w jaki sposób będą prowadzić ewidencję pozaksięgową. 

Przepisy wymagają jedynie, by wspólnota mieszkaniowa dokonywała rozliczeń przez rachunek bankowy (art. 30 ust. 1 ustawy), ewidencjonowała koszty zarządu nieruchomością wspólną, ewidencjonowała zaliczki na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną, ewidencjonowała rozliczenia z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej (art. 29 ust. 1, art. 22 ust. 3 pkt 10).

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o własności lokali zarząd wspólnoty mieszkaniowej jest obowiązany składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie z działalności oraz zwoływać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. Przedmiotem tego zebrania winno zaś być uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu, ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, a także sprawozdanie zarządu.

Nieobowiązujące już rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 sierpnia 1998 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek nieprowadzących działalności gospodarczej stosowało się do wspólnot mieszkaniowych, z wyjątkiem wspólnot, w których zarząd nieruchomością wspólną powierzono jednostce działającej na zasadach określonych w przepisach prawa budżetowego (art.1 ust 1 pkt 9). Według tego rozporządzenia wspólnoty mieszkaniowe prowadziły księgi rachunkowe i sporządzały roczne sprawozdanie finansowe w sposób uproszczony. Uproszczony sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych przez wspólnoty mieszkaniowe polegał na prowadzeniu ewidencji, w ramach której rejestrowało się wszystkie przychody, koszty i środki pieniężne oraz związane z tym rozrachunki; w tym przypadku księgi rachunkowe mogły być prowadzone w postaci rejestru lub na luźnych kartach kontowych za pomocą komputera albo w postaci innych urządzeń księgowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych miało zapewnić uzyskanie danych niezbędnych do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Wspólnoty mieszkaniowe miały prowadzić księgi rachunkowe, stosując odpowiednie przepisy ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia.

Rozporządzenie to zostało uchylone przez rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej z dnia 15 listopada 2001 opublikowane w Dz.U. z 30 listopada 2001 roku, Nr 137, poz. 1539 zmienione następnie rozporządzeniem z dnia 23 stycznia 2003, Dz.U. z 2003 roku Nr 11, poz. 117. Rozporządzenie to usunęło zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych przez wspólnoty mieszkaniowe.

Zmiany w przepisach dotyczących rachunkowości były konsekwencją zmiany w ustawie o własności lokali. Ustawą z dnia 16 marca 2000 r. o zmianie ustawy o własności lokali oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o własności lokali (Dz.U. 2000 nr 29 poz. 355) dodano między innymi art. 22 ust. 3 pkt 10, który stanowi, że do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu należy określenie zakresu i sposobu prowadzenia przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej oraz art. 29 ust. 1, który stanowi, że zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Podsumowanie

Zatem wspólnota mieszkaniowa w oparciu o art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali prowadzi pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Niemniej konkretna wspólnota mieszkaniowa może mieć różny zakres opodatkowania, a zatem  pozaksięgową ewidencję kosztów zarządu nieruchomością wspólną dostosowuje się do zakresu opodatkowania tak, aby umożliwiła rozliczenie w zakresie płaconych przez daną wspólnotę podatków. Kwestie te ustala się z księgowym, z którym wspólnota mieszkaniowa ma podpisaną umowę na prowadzenie rachunkowości.

Natomiast w dużej wspólnocie mieszkaniowej zarząd składa wprawdzie roczne sprawozdanie zarządu ze swej działalności, ale nie jest to sprawozdaniem finansowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości, albowiem wspólnot mieszkaniowych ta ustawa nie dotyczy. Tym samym wspólnota mieszkaniowa nie składa do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego, ponieważ go nie sporządza. Potwierdzają to też interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, na przykład interpretacja z dnia 9 listopada 2018 r., sygn. akt: 0111-KDIB1-2.4010.359.2018.2.MM. Warto też pamiętać o zmianach w rozliczeniach, w tym w szczególności, że  większość podmiotów musi wysyłać zeznanie CIT-8 do urzędu skarbowego elektronicznie w tym wspólnoty mieszkaniowe. Aby móc to zrobić, konieczne jest zdobycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Trzeba też pamiętać, że osobę, która będzie w ten sposób uwierzytelniać zeznanie, trzeba zgłosić na formularzu UPL-1 w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencyjnych. Bezpieczny podpis elektroniczny wydawany jest za odpłatnością i można go nabyć między innymi w Krajowej Izbie Rozliczeniowej (Szafir), Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych (Sigillum), Unizeto Technologies (CERTUM), Ponadto otrzymane przez członków zarządu wspólnoty mieszkaniowej wynagrodzenie zaliczone jest do pozostałych źródeł przychodu (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), a informacje o przychodach z innych źródeł podatnicy wykazują na deklaracji PIT-11 (w jej nowej części F i G), a nie na PIT-8C. Deklaracja PIT-8C służy obecnie wyłączenie do wykazania dochodów z kapitałów pieniężnych. 

Chcesz być na bieżąco? Zapisz się do naszego newslettera!